Een van de belangrijkste doelen van het Europees Sociaal Fonds (ESF) is een betere arbeidsmarktpositie te creëren voor laagopgeleide werknemers. Daarom stelt zij subsidies beschikbaar voor deze werknemers voor het volgen van opleidingen, trainingen en cursussen, de zgn. ESF-subsidie Actie D. Deze regeling is zeer uitgebreid en zeer bewerkelijk. In het algemeen wordt geadviseerd pas van deze regeling gebruik te gaan maken wanneer de opleidingskosten meer dan 100.000 euro bedragen of er wanneer er sprake is van een gering aantal opleidingen met een groot aantal deelnemers.

Aan de aanvraag en de toekenning van de subsidie zijn procedures en eisen gesteld. Deze zijn zeer tijdrovend en gebonden aan een bepaalde projectperiode. Een projectperiode telt 18 maanden. De eerstvolgende periode loopt van 1 maart 2011 tot en met 1 september 2012. Voor zover nu bekend zijn gelden beschikbaar voor de jaren tot en met 2013. Dit houdt in dat na de eestkomende projectperiode nog 2 projectperiodes volgen. Of de regeling daarna nog gecontinueerd wordt is niet bekend. 

ESF subsidieregeling Actie D

Van toepassing op: SOD-I, en diverse cursussen tot en met MBO-4 niveau
Maximale financiële tegemoetkoming per werknemer: 40% van de scholingskosten en daarnaast nog maximaal 5% bonus wanneer bepaalde doelstellingen zijn gerealiseerd.
Alleen aan te vragen via erkende O&O fondsen.


Korte toelichting

De ESF subsidiegelden worden voor Nederland beheerd door het Agentschap SZW. Alleen Opleidings- en Ontwikkelingsfondsen die door de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid erkend zijn, kunnen bij het agentschap SZW subsidie aanvragen voor projecten die de positie van laaggeschoolde werkenden op de arbeidsmarkt verbeteren.. Hiermee is het in principe mogelijk om een kwetsbare groep op de arbeidsmarkt ‘op te scholen’ tot MBO-4 niveau. Organisaties dienen zelf een projectplan (opleidingsplan) en begroting te maken. Met dit plan kunnen zij een subsidieaanvraag doen die ingediend moet worden bij het bestreffende O&O fonds. Het O&O fonds bekijkt de aanvraag op juistheid en volledigheid en sluist de aanvraag digitaal door naar het Agentschap SZW. Dit kan alleen tijdens een bepaald tijdvak. Het agentschap neemt de aanvragen in behandeling op volgorde van binnenkomst. Eenmaal aangevraagd volgt een beschikking van het Agentschap SZW, doch uiterlijk 1 juni van ieder jaar. Deze beschikking houdt in dat een bedrag per organisatie wordt gereserveerd. Pas na indiening van de einddeclaratie aan het einde van de periode wordt bepaald welk bedrag exact aan subsidie wordt uitgekeerd. De beschikking is dus geen garantie dat het bedrag ook daadwerkelijk wordt uitgekeerd.
Onder voorwaarden kan 50% van het aangevraagde subsidiebedrag als voorschot worden uitgekeerd. Dit wordt dan verrekend met het definitief uit te keren bedrag. Alleen de minister van SZW kan uit eigen beweging een voorschot van 100% toekennen.

Daarnaast moet een uitgebreide administratie gevoerd worden door de organisaties die de subsidie hebben aangevraagd. Deze administratie is de basis voor uitkering van de subsidie aan het einde van de periode.
Het aanvragen van subsidie via het ESF fonds wordt pas rendabel geacht wanneer er sprake is van rond de € 100.000 aan opleidingskosten. Een uitzondering hierop vormt mogelijk het geval waarbij er een zeer beperkt aantal opleidingen wordt aangevraagd, met veel deelnemers.
De totale projectperiode neemt 18 maanden in beslag.
Organisaties blijven zelf volledig verantwoordelijk voor het ESF-project. Hiertoe wordt met het O&O-fonds een ESF-overeenkomst afgesloten.


Voorwaarden voor de projecten:

• Gericht op laaggekwalificeerde werknemers, max. MBO-4 niveau.
• Voldoen aan statutair beschreven doel van het O+O fonds dat de aanvraag indient.
• Er is een maximum van 2% van het subsidieplafond per aanvrager. Dit komt per O&O fonds jaarlijks neer op € 3.000.000. (De hoogte voor 2011 is echter nog niet bekend).
• Duur van het project is maximaal 18 maanden, gerekend vanaf de datum van de volledige aanvraag.
• De opleidingen mogen maximaal een mbo-4 niveau hebben
• Gericht op opleidingen die zijn opgenomen in het CREBO, dan wel op daarmee gelijk te stellen opleidingen, die in de branche als extra kwalificatie voor de arbeidsmarkt worden erkend, civiel effect hebben en algemeen toegankelijk zijn. De begunstigde toetst of de opleidingen die niet in het CREBO register zijn opgenomen, voldoen aan de hiervoor genoemde eisen.
• Deelnemers moeten geregistreerd zijn als deelnemer aan het project.
• Geen samenloop met andere (Europese) financiering.
• Aanvrager draagt zorg voor 55% tot 60% cofinanciering (afhankelijk van de bonus).
• Projectresultaten dienen om niet beschikbaar gesteld te worden.
• Tarieven voor opleidingen moeten marktconform zijn.

Projectplan

Alvorens de subsidieaanvraag kan worden gedaan, moet een projectplan door de organisatie worden opgesteld. Dit plan moet de volgende onderdelen bevatten:

• Een beschrijving van de aard en de omvang van de voorgenomen activitetien,
• Een beschrijving van de doelstelling, resultaten en producten die de subsidieaanvrager met de activiteiten nastreeft,
• Een beschrijving van de wijze waarop de activiteiten zullen worden uitgevoerd, en
• Een opgave van het tijstip waarop de activiteiten starten en worden beëindigd.

Begroting:

Bij een projectplan hoort ook een begroting. Deze dient inzicht te geven in de baten en lasten van het project en is voorzien van een postgewijze toelichting.

Subsidie wordt gegeven voor:

• Kosten van opleidingen, cursussen en trainingen tot en met mbo-4 niveau.
• Kosten voor de toepassing van de EVC-procedure.
• De kosten van ontwikkeling (maximaal 10% van het totaal) direct gekoppeld aan de opleidingen, trainingen en cursussen gegeven in het project.
• Overheadkosten en aan overhead gerelateerde exploitatiekosten tot een maximum van 20% van de totale voor subsidie in aanmerking komende kosten.


Hoogte van de subsidie:

Maximaal 40% van de totaal gemaakte kosten voor scholing.
Extra maximaal 5% via een bonussysteem dat er op gericht is bepaalde deeldoelstellingen te halen.
Note: Er is geen garantie dat de aangevraagde subsidiebedragen ook daadwerkelijk worden uitgekeerd. Wanneer bijvoorbeeld de totale subsidieaanvragen het totale budget voor deze periode overschrijden, dan zal priotisering plaatsvinden. Ook wanneer bij de eindcontrole blijkt dat bepaalde kosten niet subsidiabel zijn, dan zullen ook deze gelden niet worden uitgekeerd.

Bepaling hoogte bonussysteem:

Ter bevordering van meer realistische aanvragen wordt voor projecten aangevraagd na 1 januari 2009 een flexibel subsidiepercentage toegepast. Het subsidiepercentage bestaat uit een basispercentage en een opslag gekoppeld aan de realisatie. Om in aanmerking te komen voor de bonus dienst allereerst 75% van de in de beschikking tot subsidieverlening vermelde totale subsidiabele kosten (in de aanvraag begrote projectkosten minus eventuele bijstellingen) te zijn gerealiseerd.
Het basis subsidiepercentage is 40%. Dit percentage kan worden verhoogd, wanneer in het project meer is ingezet op prioritaire doelgroepen. Voor iedere van de onderstaande doelstellingen kan 1 procentpunt extra subsidiepercentage worden verdiend. Dit maakt het cofinancieringpercentage dus lager. Indien alle doelstellingen behaald worden kan het subsidiepercentage dus oplopen tot 45%. De benodigde cofinanciering kan daarmee dus dalen tot 55%.

Procentpunten te verdienen volgens het bonussysteem voor deelname van:

• Ten minste 40 % deelnemers zonder startkwalificatie.
• Ten minste 10 % deelnemers dat gedeeltelijk arbeidsgeschikt is.
• Ten minste 35 % deelnemers < 24 jaar.
• Ten minste 35 % deelnemers > 44 jaar.
• Het aandeel vrouwelijke deelnemers is ten minste 5% hoger dan het gemiddelde aantal werkende vrouwen in de desbetreffende sector.


(Administratieve) verplichtingen:

T.b.v. de administratieve verplichtingen is een Handleiding Project Administratie (HPA) beschikbaar gesteld door het Agentschap SZW.
In het kort komt het erop neer dat de volgende drie administraties moeten worden gevoerd:

1. Projectadministratie:
Deze geeft inzicht in de geplande en gerealiseerde prestaties in termen van deelnemers en uren, dan wel in termen van geleverde producten of diensten.
2. Financiële administratie:
Deze geeft inzicht in de subsidiabele kosten, de inkomsten en de wijze waarop de inkomsten en uitgaven aan het project worden toegerekend.
3. Deelnemersadministratie:
Deze geeft inzicht in de subsidiabiliteit van de projectactiviteiten en de behaalde resultaten per individuele deelnemer.

Tevens moet de aanvragende organisatie voldoen aan de publiciteits uitingsverplichtingen zoals die staan verwoord in de HPA.


Wie kunnen aanvragen:

Alleen erkende O&O fondsen kunnen elektronisch aanvragen indienen bij het Agentschap SZW. Bedrijven en organisaties die deze subsidie willen aanvragen leveren eerst hun initiële aanvraag in bij het tot hun sector behorende O&O fonds. Het A&O fonds Gemeenten beschikt over een Excel sheet waarin de gegevens voor de initiële aanvraag moeten worden aangeleverd.


Wanneer aanvragen:

Dit gebeurt in tijdvakken. Tot en met 2013 kan in ieder kalenderjaar van 1 februari 09.00 uur tot en met 28 februari 17.00 uur aangevraagd worden. Zie hiervoor ook de tijdlijn op de eerste pagina van deze bijlage.


Uitbetaling van de subsidie:

Dit geschiedt uiterlijk 3 maanden nadat de einddeclaratie na afloop van de projectperiode is ingediend.


Gang van zaken rond de subsidieaanvraag in de tijd gezien:

Organisaties dienen voor de periode van 1 februari 2011 tot en met 1 september 2012 een projectplan (opleidings) plan op te stellen.
Note: Subsidieaanvragen worden pas rendabel geacht wanneer de opleidingskosten meer dan 100.000 euro bedragen of wanneer er sprake is van een beperkt aantal opleidingen met een groot aantal deelnemers.

Vanuit dit projectplan kan overgegaan worden tot het indienen van een ESF-subsidie aanvraag. Meestal dient een maand voor de ingangsdatum van het aanvraagtijdvak de aanvraag doorgesproken te worden met het O&O fonds. Deze fondsen bieden een stukje procedure begeleiding en bekijken of de aanvraag compleet is. Inhoudelijk echter voeren zij geen taken uit. Het is aan de diverse organisatie of zij hiervoor een subsidieadviseur in de arm willen nemen.

Na completering en initiële goedkeuring door het O&O fonds moet de aanvraag voor 1 februari 2011 aangeboden worden bij het O&O fonds. Samen met de aanvraag dienen nog een aantal stukken overlegd te worden.

Het O&O fonds behandelt de aanvragen op volgorde van binnenkomst. Per 1 februari 2011 zal om 09.00 uur gestart worden met het indienen van de elektronische aanvragen door het O&O fonds bij het Agentschap SZW.
Tot en met 28 februari 2011, 17.00 uur kunnen aanvragen worden ingediend.

De organisaties blijven zelf verantwoordelijk voor de gehele uitvoering van de projectperiode. Hiertoe ondertekenen zij dan ook een zgn. ESF-overeenkomst met de O&O fondsen.

Het Agentschap SZW bekijkt vervolgens de aanvragen en geeft uiterlijk 1 juni 2011 een beschikking af. Deze beschikking houdt in dat het Agentschap het subsidiebedrag zal reserveren. Het wordt dus niet meteen aan de aanvragende organisatie uitgekeerd. Dit gebeurt in de regel pas 3 maanden na het indienen van de einddeclaratie. Voor het komende tijdvak is dat 1 maart 2013. Wel kan, onder voorwaarden, 50 tot 100 procent van het aangevraagde bedrag als voorschot worden gegeven.

Vanaf 1 maart 2011 start de projectperiode. Deze loopt 18 maanden. Binnen deze periode moeten de opleidingen en trainingen worden gevolgd waarvoor de subsidie is aangevraagd.

Tijdens deze periode van 18 maanden, moet een uitgebreide administratie worden gevoerd. Deze dient als bewijs voor de einddeclaratie zoals die p 1 november 2012 ingediend moet worden bij het O&O fonds. Voor het voeren van deze administratie is een Handleiding Project Administratie beschikbaar.

Gedurende die administratieperiode vinden er tussentijdse controles en voortgangsgesprekken plaats tussen het O&O fonds en de aanvragende organisaties. Ook kan het Agentschap SZW steekproefsgewijs komen controleren. De einddeclaratie wordt altijd door zowel het O&O fonds als het Agentschap SZW gecontroleerd.

Uiterlijk 1 december 2012 dient het O&O fonds de einddeclaratie in bij het Agentschap SZW. In de 3 maanden daarop volgend brengt het Agentschap SZW een eindcontrolebezoek t.b.v. de einddeclaratie en de onderliggende administratie.

Uiterlijk 1 maart 2013 stelt het Agentschap de eindbeschikking op m.b.t. de uitbetaling van de subsidie.